完整版，供应商管理制度（适用于非招标采购场景）-采购每日阅读-采购帮

一、目的

为了规范企业的非招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率和质量，降低采购风险，特制定本供应商管理制度。

二、适用范围

本制度适用于企业所有非招标采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。供应商包括材料供应商、设备供应商、服务提供商等。

三、供应商分类

1.潜在供应商：
定义：潜在供应商是指那些通过初步接触和调研，认为有可能满足企业采购需求的供应商，但尚未经过深入的评估和审查。
管理措施：企业应对潜在供应商进行详细的资质审核，包括但不限于公司规模、财务状况、生产能力、技术力量、市场信誉等方面。同时，应收集相关资料并建立档案，为后续的评估和选择提供依据。
2.合格供应商：
定义：合格供应商是指那些已经通过企业的评估流程，并且在质量、价格、服务等方面达到企业标准的供应商。
管理措施：对于合格供应商，企业应建立长期稳定的合作关系，通过定期的绩效评估和反馈机制，促进供应商不断提升产品和服务质量。同时，企业可通过签订长期合作协议、提供稳定的订单等方式，巩固与合格供应商的合作关系。
3.不合格供应商：
定义：不合格供应商是指在评估过程中发现存在重大问题，或在合作过程中出现严重违约行为、质量问题、服务不佳等情况的供应商。
管理措施：对于不合格供应商，企业应采取相应的整改措施，如要求供应商限期整改、减少订单量或暂停合作等。若供应商在规定时间内未能改善，企业应考虑终止合作关系，并从供应商库中移除。
4.战略供应商：
定义：战略供应商是指对企业具有重要意义，能够提供关键资源或产品，与企业发展战略紧密相关的供应商。
管理措施：企业应与战略供应商建立深度合作关系，通过共同研发、资源共享、市场开拓等方式，实现双方的共同发展。同时，企业应定期对战略供应商进行战略评估，确保其始终符合企业的发展需求和战略目标。
5.临时供应商：
定义：临时供应商是指在特定情况下，如紧急采购、市场变化、现有供应商无法满足需求等，临时参与企业采购活动的供应商。
管理措施：对于临时供应商，企业应严格控制采购规模和合作范围，确保采购活动的透明性和合规性。同时，企业应对临时供应商进行必要的审查和评估，以保障采购物品或服务的基本质量和安全。

四、供应商库的建立与管理

1.供应商库的建立：
信息收集：企业应通过多种渠道收集供应商信息，包括行业展会、专业杂志、网络搜索、供应商自荐等，确保信息来源的广泛性和多样性。
初步筛选：对收集到的供应商信息进行初步筛选，排除不符合企业基本要求的供应商，如资质不全、规模过小、信誉不佳等。
资质审核：对通过初步筛选的供应商进行详细的资质审核，包括企业资质、生产许可、产品质量认证、财务报表等，确保供应商具备合作的基本条件。
档案建立：为每一个潜在供应商建立详细的档案，包括企业基本信息、产品服务介绍、历史业绩、合作案例等，为后续的评估和选择提供参考。
2.供应商库的管理：
动态更新：企业应定期对供应商库中的信息进行更新和维护，以反映供应商的最新状况，包括企业发展、产品更新、市场变化等。
分类管理：根据供应商的类型、规模、合作情况等进行分类管理，便于企业在不同采购场景下快速选择合适的供应商。
风险评估：对供应商进行风险评估，包括供应风险、质量风险、合作风险等，以便企业采取相应的风险控制措施。
绩效跟踪：建立供应商绩效跟踪机制，定期收集和分析供应商的交货时间、产品质量、服务态度等绩效数据，为供应商的评估和选择提供依据。
3.供应商库的维护：
持续评估：企业应持续对供应商进行评估，包括定期的现场审核、产品质量抽检、服务满意度调查等，确保供应商始终符合企业的要求。
沟通反馈：建立有效的沟通机制，及时向供应商反馈评估结果和改进建议，促进供应商不断提升自身水平。
合作发展：对于表现优秀的供应商，企业应提供合作发展的机会，如优先采购、共同研发、市场推广等，以巩固和深化合作关系。

五、供应商评估与选择

1.评估标准制定：
企业应根据采购物品或服务的特性，制定一套全面的供应商评估标准，这些标准应包括但不限于产品质量、价格竞争力、交货能力、服务水平、技术创新能力、财务稳定性、环境与社会责任等。
为每个评估指标设定权重，以反映其在供应商选择过程中的重要性。
2.评估流程执行：
资料审查：对供应商提交的资料进行详细审查，包括企业资质、产品认证、历史业绩等，确保供应商符合基本要求。
现场审核：对潜在供应商进行现场审核，评估其生产能力、质量控制流程、研发实力等，确保供应商具备满足企业需求的能力。
参考调查：通过市场调查、客户反馈、行业评价等方式，了解供应商的行业地位和声誉。
综合评分：根据评估标准和实际调研结果，对供应商进行综合评分，形成评估报告。
3.供应商选择原则：
质量优先：在满足质量要求的前提下，选择性价比最高的供应商。
风险分散：避免对单一供应商过度依赖，通过多元化供应商策略分散采购风险。
长期合作：倾向于选择有长期合作潜力、愿意与企业共同发展的供应商。
持续改进：鼓励供应商持续改进产品和服务，以满足企业不断变化的需求。
4.试单与评估：
对于新供应商或评估结果较好的供应商，企业可先进行试单，通过实际合作检验供应商的综合能力。
试单后，根据供应商的表现进行再次评估，以确定是否进行长期合作。
5.供应商关系管理：
建立供应商关系管理机制，定期与供应商进行沟通和交流，了解供应商的需求和期望，及时解决问题。
通过供应商大会、业务对接会等形式，加强与供应商的互动，建立互信互利的合作关系。

六、供应商合作与管理

1.合作协议的制定与签订：
与供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利、义务和责任，包括但不限于产品质量标准、交货期限、价格条款、支付方式、违约责任等。
合作协议应包含对供应商的绩效评估条款，确保供应商的持续改进和服务质量的提升。
2.订单管理：
根据企业的生产计划和市场需求，合理安排采购订单，确保供应链的高效运转。
对于重要或大宗订单，应与供应商进行充分的沟通和协调，确保供应商能够满足交货要求。
3.质量控制与监督：
建立严格的质量控制体系，对供应商提供的产品或服务进行定期的质量检查和评估。
对于发现的质量问题，应及时与供应商沟通，要求其采取改进措施，并跟踪改进效果。
4.供应链协同：
通过供应链管理系统，实现与供应商的信息共享和协同工作，提高供应链的透明度和响应速度。
鼓励供应商参与企业的生产计划和库存管理，实现供应链的精细化管理。
5.风险管理：
识别和评估与供应商合作过程中可能出现的风险，如供应中断、价格波动、质量问题等，并制定相应的风险应对措施。
建立应急预案，确保在供应商出现问题时能够迅速采取措施，减少对企业运营的影响。
6.绩效评估与反馈：
定期对供应商的绩效进行评估，包括交货准时率、产品质量、服务态度、成本控制等方面。
将评估结果反馈给供应商，并与其共同制定改进计划，促进供应商的持续改进和发展。
7.长期合作关系的培养：
对于表现优秀的供应商，企业应考虑建立长期合作关系，通过签订长期合同、提供稳定的订单等方式，增强供应商的忠诚度和合作意愿。
与供应商共享市场信息和企业发展计划，让供应商成为企业的战略伙伴，共同应对市场变化和挑战。

七、供应商的激励与淘汰

1.激励机制：
奖励制度：对于表现优秀的供应商，企业可以设立奖励制度，如年度最佳供应商奖、质量卓越奖、创新贡献奖等，以表彰供应商的杰出表现。
优先权：给予优秀供应商更多的订单机会，或在新产品开发、市场开拓等方面给予优先考虑，以此激励供应商持续提供高质量的产品和服务。
合作发展：与优秀供应商共同开展研发项目，共享市场信息，提供技术支持和培训，帮助供应商提升竞争力，实现共同成长。
长期合同：与关键供应商签订长期合作协议，提供稳定的业务预期和合作保障，增强供应商对企业的信任和忠诚度。
2.淘汰机制：
绩效评估：定期对供应商进行绩效评估，包括质量、交货、服务、成本控制等方面，确保供应商始终符合企业的要求。
改进机会：对于评估结果不佳的供应商，企业应提供改进的机会和必要的支持，如技术指导、管理建议等，帮助供应商改进不足之处。
淘汰流程：对于在规定时间内未能达到改进目标的供应商，或出现严重违约、质量问题等情况的供应商，企业应启动淘汰流程，减少或停止合作。
黑名单制度：对于严重失信或违法违规的供应商，企业应建立黑名单制度，禁止与其进行任何形式的合作，以保护企业的利益和声誉。
3.持续优化：
市场调研：企业应持续关注市场动态，评估新供应商的潜力和可能性，不断优化供应商结构。
供应商开发：通过市场调研和行业分析，积极开发新的供应商资源，为企业带来更多合作选择和竞争机会。
反馈机制：建立有效的反馈机制，鼓励供应商就合作过程中的问题和建议提供反馈，企业应积极响应并采取改进措施。

八、供应商关系的维护与发展

九、监督管理

1.监督机构设置：
成立专门的供应商管理团队或部门，负责监督供应商的日常表现和合作情况，确保供应商遵守合作协议和企业政策。
设立供应商管理负责人，负责统筹监督管理工作，及时解决供应商合作中的问题。
2.制度执行监督：
定期检查供应商管理制度的执行情况，包括供应商的选择、评估、合作、绩效反馈等各个环节，确保制度得到有效遵循。
对于违反管理制度的行为，应及时采取措施，包括但不限于提醒、警告、整改要求等。
3.绩效跟踪与评估：
建立供应商绩效跟踪系统，收集和分析供应商的交货准时率、产品质量、服务响应等关键绩效指标。
定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果调整合作策略和采购计划。
4.风险监控与预警：
建立供应商风险监控机制，对供应商的生产能力、财务状况、市场变化等进行持续监控，及时发现潜在风险。
设立风险预警系统，一旦监测到风险信号，立即启动应急预案，采取措施降低风险影响。
5.合规性检查：
定期对供应商进行合规性检查，确保供应商遵守相关法律法规和行业标准，如环保法规、劳动法规、质量标准等。
对于不符合合规要求的供应商，要求其限期整改，并对整改情况进行跟踪监督。
6.反馈与改进：
建立供应商反馈机制，鼓励供应商就合作中的问题和建议提供反馈，企业应积极响应并采取改进措施。
定期组织供应商座谈会或研讨会，收集供应商的意见和建议，共同探讨合作改进的方向。
7.培训与指导：
对于新加入的供应商，提供必要的培训和指导，帮助其快速了解企业的合作要求和管理制度。
对于需要改进的供应商，提供专业的技术支持和管理指导，帮助其提升管理水平和产品质量。

十、结语

随着本供应商管理制度的完善与执行，我们期待与各供应商伙伴共同营造一个互利共赢的合作氛围，携手提升供应链的整体效能，确保企业的长期稳定发展。

来源：采购经理人

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