控制成本还是增加腐败？

这确实是一个问题，原先分散的采购，每次采购额都不大，供应商也不太有兴趣花太多精力去“公关”。现在都集中在了采购部，供应商搞明白了，要进入供货，就要先搞定采购人员，于是似乎出现了权利过度集中可能带来的腐败问题。

不可否认的是，采购部是和钱打交道的部门，也是代表企业去选择筛选合作方的部门，如果没有良好的流程控制以及采购人员的自律的话，腐败是有可能产生的。但是这个问题不是“会”与“不会”的问题，而是怎么是更好的解决方案问题。

 首先，只要有采购行为的地方，都是有腐败发生的可能性的。然而对比另一种解决方案，即各个部门都在采购，大家都在用不同方式做同一件事情的话，监管更是无从谈起。当该功能集中到了采购，采购部门就成了大家关注的重点，反而使采购部门要时时警醒自己，自律自查，通过流程控制，事后监管审计来约束自己的行为，建立“廉洁采购”的形象。

采购部门如果不一贯的约束自己，就会常常感觉自己是“众矢之的”，成为高风险的职业领域。供应链咨询师施云谈到：“管理混乱的企业，并不只有采购员有机会贪腐，可能人人都有机会。设计师可以根据供应商要求定制一个部件，从而屏蔽其他供应商的竞争；财务人员可以借发票合同不符合要求，延迟供应商付款；就连仓管员，都可以以来料标签模糊等借口，将产品拒之门外。可以说，但凡与采购流程相关之部门和人员，都有机会下手揩油”。

 第二，当采购分散的时候，虽然采购额分散了，但是通常各个使用部门更关心质量交期服务，在这个前提之下才是价格因素。也就是说可能会倾向于采购质量交期“更优质”的产品。这样的前提下，供应商有更多愿意去“努力”的空间。而且使用部门由于时间限制，没有足够精力去做三家比较询价，这样可能供应商有更多“空间”进行操作。

从组织结构的机制上说，当采购独立出来之后，采购部门的最重要KPI是成本控制，就有可能和使用部门就成本和质量之间达到一个最优的解决方案。（虽然这一过程在很多公司进行的并不顺利）。事实上，在很多案例中，供应商通常更愿意花精力做使用部门的工作以促成合作的达成。这也从一个侧面说明，即使在采购集中的前提之下，权利也并非都集中在采购一个部门那里。

第三，当有采购部门进行集中采购后，数据文件也进行了统一。这就是说大大方便了日后的监管。采购人员做的每一个合同都是有据可查的，报价，比较，审核都需要存档。那么对于内部审计来说就非常容易检查。而当分散到各个部门之后，存档的资料数据就有可能五花八门，甚至无据可查，这样就没法从事后审计中找到问题。

所以总结来说，只要有采购行为，就有腐败发生的可能性。而集中到采购部门是比分散到各个部门更好的控制腐败的方式。但是，这不是说采购部门就不会发生腐败了。那么，如何打造阳光采购模式呢？请见下节分享：怎样建立阳光采购体系？

怎样建立阳光采购体系？

其实采购这个职能发展发展那么多年，已经建立一整套的采购流程体系以确保“阳光采购”。

阳光采购是一系列的技术手段，流程方法，结构体系的综合机制。越是大量的采购金额和大型的组织，这一套方法就运用的越是完善和彻底。而在相对小的公司规模里，一些方法可能会导致较高的使用成本，与所要控制的采购金额不匹配，所以各个公司要量体裁衣的选择和使用。

阳光采购体系的几点要素是：

1.  分权管理，各司其职

对于大型的组织，通常会区分寻源（sourcing）和后期采购（procurement）,或者对于集团性公司区分集团采购（全球采购）和子公司采购（区域/工厂采购），这样将寻源谈判和订单执行分开，集团批量采购和零星采购分开。这样一方面是大幅提升采购效率和获取谈判优势，另一个重要目的就是对于采购行为的监控。寻源会聚焦在品类管理，供应商的选择和合同谈判上，而合同的执行是则由后期采购来进行。这样后期执行也是一个对供应商管理和监控的过程。在流程设计上要注意赋予后期采购对于供应商管理和评估的职能。这样寻源负责选择，但是供应商的绩效表现由另一个部门来负责，就能在对供应商的管理更加公开透明。当然这样的机制建立有许多需注意的细微方面，否则容易发展为互相扯皮，让供应商无所适从的局面从而影响到交付绩效（寻源和后期采购的配合会在后面的分享中详细来讲）。

3.  定期的审计审核

在采购额较大的公司，可加入后期的审核审计的机制。可以为半年或一年一次进行。重点是对采购流程的执行，采购文件记录，大金额的采购项，单一供应商采购和紧急采购进行审核。从而确保采购行为在合规的要求下进行。在制度设计上，如有定期的独立的完整的审计审核，可以同时在前期对采购开放更多的权限，使日常的采购流程可以进行得更为顺畅。关于这一点，也会在以后的分享中更详尽的说明。

综上所述，我们可以看到，运用管理严格的采购流程以及配套的管理组织，我们就有可能建立阳光采购体系，使供应商透明竞争，而企业获取最优成本。所以建立阳关的采购体系是完全可以实现的，但各个企业需在自身的采购额和建立体系所带来的成本上做个平衡，选择最适宜自己的采购流程和体系。 

关于作者：

唐子婷老师为彼威达（BVDA） 创始合伙人，首席顾问。北大国际MBA和美国Fordham大学FMBA。超过10年的跨国公司的高层管理经验。领导管理了供应链下各个子模块如计划，采购，物流，进出口，仓储等，并将供应链和采购打造为企业的核心竞争力。拥有丰富的行业经验与前瞻视角，为客户带来了卓有成效的采购和供应链优化改善项目