任何一家稍有规模的公司，都会有专门的采购部，也会有相应的，或多或少，或简或繁的流程制度，存在的也即合理的，现行的流程，制度，组织架构都有一定的合理性，这里仅结合自身的经验与体会，浅谈在采购部优化中，一些需要注意的原则。

我们从软、硬两方面来简单地梳理一下。

软实力，又牵涉两方面

一个是人才的建设，一个是信息共享机制。

人才的建设，可以考虑如下措施：

1， 采购专业知识的学习，可以通过相关的系统性的培训；或者相关采购知识文章的共享，组织学习等。

2， 物料专业知识的学习，可以通过比如去工厂实习，去品管等相关部门轮转实习；当然，对于技术含量比较高，适合搞价值工程的物料，甚至可以去技术部门要技术人员过来，成立采购技术工程师，负责技术降本的工作。

3， 公司流程制度规范的学习，一般这种学习，会通过老带新的方式，进行学习。

4， 商务素质的提高，可以通过共享相关资讯文章，行情统计共享等方式，逐步培养，润物细无声。

5， 也可以鼓励员工，发挥自身所长，做内部培训讲师。

6， 不同特点的人才组合。要男女搭配，“长““幼”搭配。

7， 团队能力搭建好后，还需要想方设法调动积极性。

信息共享机制：

信息共享的意义：

比如，如果供应商向下单跟单角色的同事要订单，这样的信息对定价的角色的同事非常重要。说明该物料供应商愿意做，利润可观。

再比如，张某某的供应商，可能也正好可以满足杨某某的物料采购需求。有时，张某某用到的某个组件中的零部件，可能正好是王某某正在采购的物料，价格情况王某某一清二楚。等等。

信息共享的关键：

要实现信息共享，在于掌握信息的人，知道这条信息对谁是有用的，而且愿意告诉他。也在于想了解某个信息的人，知道谁会掌握这个信息，同时主动去询问，还能得到应答。

信息共享的做法：

信息要实现共享，很难通过某个制度文件来实现，关键在于要培养这样的氛围、意识。同时

部门内部各员工，虽然不需要对所有物料，所有项目都了如指掌，但是大概的情况需要有了解。那么采购部各员工之间，要有一定的信息共享机制，当然考虑到保密性，也不能所有信息都无管制地进行分享。

最后，整个采购部同仁，需要培养两个意识；

1， 采购部是服务性部门，服务好公司内部各需求部门，是采购部的义务。

2， 采购部还是实施成本发生的部门，那么不仅要服务好其他部门，同时还需要有发挥自身纽带的作用，将供应商资源充分地共享给公司使用的作用。要能发挥指导公司技术人员合理选型的能力。这个道理是显而易见的，因为成本往往是最初设计源头决定的，越往链条的后期，对成本影响的程度就越来越弱了。而采购部的地位，能否从文员岗，转化为“采购创造价值”岗位，提升影响力，也就是看采购能给到技术部的建议有多中肯，多有效。

硬的方面，主要涉及三块。组织架构；权责划分：集权、分权、授权；部门制度流程规范。

组织架构

组织架构，因为一般采购部都已经有现成的组织方式，谈不上新建。那么优化呢，主要是考虑两个方面，是否信息能够很顺畅地共享，决策流程是否繁琐冗长，是否与公司的整体考量一致。这里主要是管理的方法，这里不做讨论。

集权、分权、授权

那么不管是采用哪种集采模式，都会牵涉到权利的移交，都会是一场风雨。在具体实施时，也可以考虑优先处理矛盾最突出的，采取逐步集中的方法。不管怎样，一定要记得权责分明，否则必然会导致一通混乱。

授权，则讲的是组织内，审批权限的事情。采购事物繁杂琐碎，如果领导大事，小事一把抓，最后肯定会忽略掉重要的事情，甚至审批变成一种签字的形式。一般是建议根据采购流程各环节中，每个环节的重要程度，设置不同的最终的审批者。同时也可以结合金额的大小，设置不同的最终审批者。

部门制度，流程，规范。

部门制度，流程，在采购流程的各个环节，会有相应的制度。各公司大同小异，作为检查审视的要点，主要为考虑如下几个方面：

每个环节之间，如何互相制约监督。

1， 供应商引入是供应商开发或者寻源人员一人说了算？还是通过专门的评分表，评分是否由相关角色的同事各自提供？

2， 比如定价环节制定的价格，是否有其他角色的人对价格进行定期的市场比较，能否经得起第三者的检验。

3， 比如比例分配，是否保证分配的供应商，都是认证过的供应商，是否具有供应资格？（这里的供应资格，需要具体到某个物料类的供应资格，而不仅是该供应商是否是在公司的供应商库里）

4， 比如下单跟单者，下的订单，是否严格按照订单分配的比例执行。是否有人来检查执行情况？如果不能按照比例分配下单，需要转单，加单时，是否有流程制度？

5， 对账、结算环节，是否严格按照出库数量，以及定的价格执行？有没有可能出现纰漏的地方，或者万一不小心犯错呢，是否有第三者做检查？是抽查（抽查比例如何定？），还是全查？

6， 绩效评估，是由一人说了算，还是不同的绩效指标，由不同的角色的人提供？有多少是可以用客观数据评分的，有多少是主观评分？

7， 绩效评估，优胜劣汰，是只提出问题，还是以提高整体绩效为目标？即是否有发现问题——输出管理提高绩效，解决问题——再循环检查——最终优胜或劣汰的循环。

相互影响的环节间会签机制。要通过有效会签， 共享信息，避免信息传输中断。通过有效会签，找出各种矛盾点，以及需要解决的主要矛盾，找出最适合的方案。

这里会签，可能是采购部内各职能角色之间的会签，也可能是采购部和外部门之间的会签，比如技术部门更改图纸，找采购部会签，确认库存数量以及共商库存解决方案，避免呆滞；比如采购部门找财务部会签降本指标以及计算方法，避免财务部，采购部提供的降本数据大相径庭，惹毛老板。等等。

会签的形式也很多，纸质的，邮件的，或者线上的，等等，根据各自情况设立最简洁有效的方式就行。

最后，不管角色如何分离，如何互相之间监督，有一个总的前提必须要明确，那就是在对外的时候，所有角色应该是一个团体，要一致对外。而对于采购部的绩效考核既要分角色考核，同时也要对整体绩效做考核。

规范：

规范，需要解决好采购部同事的行为准则。比如是否有明确的禁令，比如不能与供应商一起参加娱乐活动，比如不能接收供应商礼物等等。以及如果必须发生时，如何报备等。

采购部优化，是一项长期工作，需要持续性进行。发现漏洞，堵漏洞。同时，什么事情都有两面性，没有完美的好，只是两相其害取其轻，两相其利取其重。你我采购人，唯有持续学习，在升级打怪中，越来越好！

作者：邓明彩