疫情时期是很多数企业的严冬，无论是企业原料采购还是家庭生活物资采买，让很多企业管理人员切身体验了“有钱买不到”、“能买到这个就不错了”、“屯的用不上，需要的没库存”的囧境。随着国际局势日益复杂，黑天鹅的事件概率增大，中长期看企业采购面临的“不可抗力”可能会越来越多，企业采购策略是否能够应对这些潜在的危机，值得思考。

体系不玄乎，咱身上就有

人体消化体系通过口腔、咽、食管、胃、小肠、大肠，把食物转化成身体必需的蛋白质、糖类、脂肪、维生素、水和无机盐，提供机体能量。不妨类比下，一个体系就是若干单独发挥作用的单元，有序组合后，完成了某项工作。大多企业采购体系，基本都包含需求确定，采购执行，验收这三个基本内容和其他若干内容。

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一、采购需求要清晰准确

每个季度一次的技能大赛开始了，下午A企业各店主厨的创新菜品大赛，新来的南方主厨火急火燎的找到采购员小张，操着浓重的南方口音“小脏啦！要洗人啦，细葫芦没有了，快去市场帮我搞几个来啦，单子回头补给你啦”不等细问，小张已经被推上车。一小时后，小张把三个城隍庙买来的细长的葫芦交到主厨手里，两人都有些错愕。从此这个厨师长便有了个外号叫“细葫芦”！

对于中小企业的采购人员来说，经常遇到采购需求不明确的情况，不少企业遭受过损失。下面我们看下案例出现的问题：

1、 物品名称不规范。首选按国家、行业规范执行，没有规范的企业要确定清晰，避免一物多名的情况。主厨说的应该是西葫芦，A企业所在地都习惯叫番瓜，正巧葫芦又是当地文玩特产。所以闹出了笑话

2、 流程不规范：如果主厨按规范流程通过系统提交采购需求，在无法查找到“西葫芦”的情况下咨询其他厨师也可准确下单。

3、 数量、单位、型号（规格）、到货时间不清晰：即便是突发性的临时采购需求，也可描述为“中午13:00前，请采购2市斤番瓜（长20-25cm，直径4.5-5.5cm，新鲜）送到东区门店”。

“如果事情有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。” 这条墨菲定律可能大家都听过。采购需求是后续工作的基础，尽可能排除“变坏”的可能性，否则损失可能在后期逐渐放大。

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二、采购执行

人的因素

理想的采购团队：廉洁的职业素养、严肃认真的工作态度、扎实专业技术能力（数据分析能力、谈判能力、资源整合能力、各类采购文件编制能力及组织开评标能力）、丰富的跨领域知识和强烈的探索精神。

理想条件不一定都能达到，但廉洁的职业素养是必要条件，是采购人的底线。腐败原指菌类滋生导致腐烂，菌类就像行贿无孔不入，但只要破坏腐败形成的环境，他们便失去了滋生的温床。对于企业采购，腐败的环境就是不良供应商的高额利润空间，常用手段就是以次充好、缺斤短两。因此做好验收、价格监控，就相当于破坏了腐败滋生的环境，可以防止大部分的不良行为。

信息系统：真实、简单

简单的进销存系统即可满基本采购需求，某小型电机厂通过实习学生使用VF做的进销存系统，就能大大提升了数据准确性和完备性。

有了系统，对于录入人员要定期培训，数据务必真实准确，口径一致，为采购执行打下坚实基础。

制度体系：要法治不要人治

有多少优秀的企业未能破茧成蝶，而茧的名字就是人治。作者浅见：人治是在占用大量资源企业内部创造并集聚矛盾，而法治是在梳理和显化问题逐步减少内耗。

采购需求谁能提、什么形式、必须招标的条件等等这些都必须通过制度的形式确定，并严格执行。根据实际业务的发展和相关法规、行业标准变化，逐步调整完善制度。如同戒烟一样，从人治到法治的过程可能会伴随痛苦，但长远看是利大于弊的。

内控机制：权力放在笼子里

监督几个人远比监督所有人容易，采购权集中到采购部门后，企业面临的风险放大了。面对较大诱惑时很多人是脆弱的，一个普通人面对厚厚的几沓现金时会有多少抵抗力呢？这时就需要有人来提醒，监督是采购行为是否遵循制度执行，采购价格和验收标准是否在合理范围内。如何有效的监督，可以参考《数据篇》的ABC法则和2/8原则。需要强调的是监督的本意是为了让大家按规矩办事，起到警示牌的作用，让采购流程长效通畅，监督过度反而走向人治方向，让之前的努力化为泡影。

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三、验收，不能“虾”搞

这天“细葫芦”厨师长气冲冲的拎着一只虾找到老板，“老板，你看看，介就是他们贪污腐败的证据！介是白对虾，根本不是基围虾”。

查阅了系统、合同、采购单据，发现这次“细葫芦”举报有功！A公司从未使用过白对虾，经过和供应商核实，是送货员“搞错了”。验收的库管阿姨，看着差不多就照单全收了，但两者的价格相差一倍，口感上也相差很多。如果没有这位较真的厨师长拦截，做成菜品，被消费者曝光，结果不堪设想。

这里也暴露很多中小企业验收中的问题：

1、库房管理欠缺。

2、没有统一规范的原料标准。

四、量体裁衣，逐步完善自己的采购体系

作者：韩啸  来源：采购从业者