在迈克尔.波特教授的价值链模型中，采购做为一种辅助的活动在企业整体运行中起到的主要增值作用就是取得外部资源，确保企业的基本活动和辅助活动能够处于竞争的最有利位置。换而言之，采购部门作为企业的服务部门，日常的工作之一就是需要跟企业内部的其他部门相互配合，行使组织赋予采购部门的职能，通过外部市场的寻源，把其他部门的采购需求转化为该部门所需要的资源，这些资源包括物品或者服务。
1需求是什么呢？
字典上对需求的定义是指人们在某一特定的时期内在各种可能的价格下愿意并且能够购买某个具体商品的需要。电气与电子工程师协会对需求的定义是另外一番描述，它比较接近工程上对“需求“的定义：需求是对产品或工程的操作、功能和设计特点的特性或约束的表达，这个表达是明确的、可测试的、可度量的，而且对于产品或过程的可接受性来说是必须的。
举个简单的例子，如果企业的员工找到采购人员，拿出手上的一个电脑说：”因为工作原因，我需要买个跟这样相同的电脑“。那这样的需求就是不明确的而且没有任何功能，规格等条件的约束，仅凭一个简单的样品根本就没有办法满足该员工的电脑需求，采购人员是不是要把需求进一步展开，比如说看看电脑上的一些信息，看看它是什么品牌，再看看电脑上的标签，了解下该电脑的规格，接着上网查查看这个电脑的规格的配置是怎么样的。然后把这些明确的可以度量的约束性条件与该员工沟通，是不是要按照这个规格来买电脑。只有得到确定的答案后才能按照这个规格进行购买。如果该型号的电脑因为产品升级已经下架了，那采购人员是不是要找到相似规格的产品，再来确认是不是可以购买相似规格的产品。
因此个人认为采购需求是指对采购物品、服务的特征描述
它通过说明书，规格书，图纸加文字说明等来约束所购买的产品和服务。采购的说明书，规格书等需要包含产品、服务的内容（需要什么），部门（谁要的），质量（什么样的才可以），时间（什么时候要），地点（需要送到哪里），数量（需要多少），价格（需要多少钱）。
当采购实施采购时，必须确保这些需求都是清晰的，明确的，并且在采购的过程中与采购所遵循的5R原则（合格的质量，合适的价格，合‘适的数量，合适的时间，合适的地点）相结合，这样就可以避免采购过程中发生“漏买“、”错买“、”晚买“、”不必要买“等现象的发生。
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