询价(Request for Quotation)”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。
但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。
一、询价项目的“品名”与“料号”
首先，询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应必备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。“料号”因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的“料号”动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。“料号”中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的“料号”。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。
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