当下信息化、数字化、智能化、数字化转型已成为热门词汇,大家对其内涵和区别不是很清晰,如果不清晰,就不能很好地理解数字化转型“是什么”“为什么”“怎么干”的问题。
我们结合企业采购发展状况,以信息化水平与实施主体两个维度,设计企业采购数智化发展路径,将数智化采购分为4个阶段,称之为数智化采购4.0。
01数智化采购1.0阶段=人工+线下采购
在企业创业初期,企业关注市场业务,采购人员工作量庞大,要线下完成从采购申请到下单、跟单、对账的全过程,采购人员最常使用的工具是Excel等office软件,进行数据统计。
此时采购部门的数据为信息孤岛形式,无法及时汇总有价值的数据并形成决策支撑,也难以有效监管。
我们将其称为数智化采购1.0阶段。数智化采购1.0=人工+采购。
数智化采购1.0的行为主体是采购人员,是信息化的原始阶段,这里不做过多介绍。
02数智化采购2.0阶段=信息化+采购
当企业进入发展期,企业开始出于管控需求、业务财务基于规范化要求,企业开始上线ERP等系统。采购管理进入信息化阶段。企业进入数智化采购2.0阶段。
采购信息化的本质是线下业务线上化,其业务逻辑是固化、优化现有业务流程,实现业务数据化,提高信息共享和工作效率,优化资源配置,支撑分析决策,并通过对采购业务流程的固化,记录业务事件、追溯业务过程,形成对采购业务的监控。
采购信息化的过程往往基于管理需求,要对数据进行及时抓取。
尤其是集团型企业随着业务的发展,为了解决下属公司需求分散,信息不畅,资源不共享而导致的重复采购、重复储备;操作不规范,过程不透明,人为干扰多等普遍性问题。
要通过信息化手段将下属公司的采购信息线上化,才能推进集团化采购。
单体公司建立起了一套完整的规范化采购体系,但往往由于企业内部强大的惯性,经过一段时间后慢慢“还原”为原来的工作模式。
为了不让变革倒退回去,企业在这个时候就希望通过一套软件来固化采购流程,提高采购操作效率,也有利于追溯、监管和审计。
采购场景越固化的,越容易被线上化,采购需求审批、采购订单系统及招投标系统是很多企业优先线上的。
采购信息化并未改变采购业务的逻辑,只是将业务操作从线下搬到线上,通过信息化手段,把优化后的业务流程进行固化、自动化,并提供业务决策支持。
受益部门往往并不是采购部门,而是财务与管理部门。
其信息化往往由IT部门主导,包括信息化选型,往往是财务与IT部门。业务部门往往是信息化选型后接受调研的部门。
受限于企业认知水平与信息化规划能力,“重功能、轻数据” 现象普遍存在,各职能分别建设,直接导致数据重复生成,及容易形成数据孤岛。
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