采购部管理流程不科学，能怎么办？

由于人们形成固有的偏见，导致凡是涉及到采购环节或采购事宜，相关的、不相关的职能部门都来插“一嘴”、都来“评头论足”，而且采购从业者还不敢“反抗”，否则一个“大帽子”就扣到头上了。

如果说认知偏差、根深蒂固的偏见是采购被要求做“证明题”的外因的话，那么，管理流程不科学就应该是导致这一问题的内因、根本原因。从实践的角度，笔者总结具体原因如下：

（1）询报价、核价流程

      很多企业的询报价、核价流程不科学、不严谨，常常表现在以下几种情况：

• 采购人员“单线”联系供应商处理询报价事宜，即除采购自己知道，企业内部没有其他任何人知道。当采购员收到供应商报价后，另起一封邮件发给需求部门比如项目组、项目采购等等。这种做法很明显是不合规的，不合规导致别人（其他职能部门）质疑价格那是再自然不过的事情了。

• 供应商报价单不规范比如用excel报价、word报价、报价单中没有注明是否含税、缺失报价币种、公司抬头等等。报价是一件非常严肃、重要的事情，规范的报价单至少要包含但不限于这些关键信息：买卖双方公司抬头、单价、单位（是1pcs、10pcs还是1000pcs?或者是一桶还是一卷？等）币种、税率、MOQ、SPQ、LT、商品规格、制造商、制造商型号、报价日期、报价有效期、付款方式、交易条件（FOB     HONG KONG、CIP HK、CIP HK等）、报价基于的数量、买卖双方联系人，如果是定制件（塑胶、五金、变压器、cable线等），还需要附上图纸或在报价单中说明是基于哪版图纸的报价等等。报价单应该是卖方签字、盖公章的PDF扫描档。

• 缺乏核价管控，很多企业是采购寻到价格之后就由采购员自己录入到ERP系统，所询的价格没有经过专业的采购、成本组或上级领导批复。

   

正是由于采购在报价过程中存在不合规、缺乏管控导致有时出现价格虚高、报错等情况被其他职能部门发现并以此来challenge所有采购的所有报价，从而需要做更多的“证明题”。

（2）选供应商流程