物料采购员：需要了解的8项岗位工作职责和3个沟通要点

在不同的企业里，物料采购员的岗位职责可能各不相同。

在某些高大上奢侈品时尚企业里，采购员负责全球买买买，满世界出差，出入高档餐厅会所，走上了采购的人生巅峰。

而在另外一些企业里，采购负责帮老板同事买各种各样的东西，大到机器设备，小到办公文具，有时候还要去仓库收货，工作辛苦不说，还经常受到埋怨。

在本篇中，我们探讨的物料采购员指的是根据ERP系统的信息提示，给供应商下达采购订单的角色，并不涉及到供应商和产品的开发过程，是比较偏计划类的采购岗位，而不是偏商务的工作。

一、工作职责的范围及内容

1.发送预测信息

预测信息来源于主计划，一般的流程是销售市场负责数据输入，经过系统处理之后，采购员从ERP系统中导出预测数据，经过简单整理后，发送给关键供应商。

由于有些供应商采购量很小，金额占比不到1%的，可以每月发一次预测，不用频繁发布预测信息，以减少双方的工作量。

2.定期和供应商沟通

预测发出后就完事儿？采购员还要与内部的生产计划和外部的供应商定期进行沟通。

对于内部来说，采购员要向生产计划了解客户需求是否有大的变动。如果有的话，需要根据BOM查询涉及到的相关原材料，并及时了解库存是否可以满足需求。

由于每个采购员对应着N家供应商，成千上万种SKU，很难对每颗物料的预测变动情况都跟踪到位，因此需要供应商积极主动地来反映数量上的异常波动，比如预测和上期数量相比涨幅超过了30%，预测和实际订单数量相比减少了30%。

供应商会仔细检查每颗料的预测数量，采购员需要做的就是经常和供应商进行沟通，鼓励他们把发现的数量异常情况说出来。

当自家的订单量增加的时候，采购员也需要主动告诉供应商们，让他们做好准备，来应对突然增量的采购订单。

如果供应商能满足订单要求数量是最好的，如果不能，就需要了解供应商的实际最大产能数量，然后做下一步的调整工作。

沟通是很有必要的，而且是双向的，我们进行沟通的目的只有一个，那就是消除意外的惊喜。

“No Surprise”，是采购员应该奉行的准则。

3.创建采购订单

采购员应该根据什么来下订单，是凭借个人的喜好，或是标准的操作流程？答案显然是后者。

随着ERP等信息系统的广泛使用，越来越多的采购员都是根据系统提示的数量进行下单。

如果系统中的需求数量、库存数量和前置时间等参数都是正确的，那么做出来的订单是足以保障物料供应，同时能够控制库存在合理的范围之内。

当然采购员还不能放松警惕，有的时候系统数据会出错，比如库存数量与实物数量不一致，或是参数修改了却没有在系统里更新，这些都会导致物料短缺或是溢出。

在这些情况下，有经验的采购员会抓出有问题的物料，然后进行手工调整，并在系统中修正参数。

4.跟踪订单整个过程

物料采购负责的是从下单开始，直到货物抵达仓库的全部过程。

供应商在收到订单后能不能按时足量交付呢？

首先我们就要得到供应商的承诺回复，反馈给客户能或不能履约交付，这是订单跟踪的第一步。

如果供应商回复不能按照订单上的要求交付，采购员就需要进一步沟通：

• 未能交付的原因是什么？

• 按照规定日期可以交付多少数量？

• 是否可以进行分批出货？

• 什么时候可以把订单上的数量交齐？