如何有效识别和防范公司的采购风险？

一家手机代加工企业，其采购主管在制定计划时，只考虑生产需求是否及时满足，对于产品系列的配套、材料供应周期、市场变动等因素并未多加考虑，不到半年时间，不仅造成了部分材料持续紧缺，不得不高价购买替代材料；同时也造成了企业原材料仓库的库存压力，不配套的材料越积越多，供应商货款也越欠越多，采购资金没有得到合理利益，生产也断断续续，无法及时供应。

上述情况，是一些中小企业采购部门存在的普遍问题，一旦计划风险没有及时规避和防控，就会影响后续一系列采购流程的错误执行，进而一步步影响企业利润，令企业战略采购目标变得没有任何指导意义。因此，采购计划的合理制定和完善，决定着企业整体采购目标能否有效地完成，令计划风险在科学地调整下无所遁形。

04优化供应商战略合作机制 避免混乱不规范的合作风险出现

企业与供应商能否形成良性的战略合作关系，无疑是企业降低供应商合作风险的重要因素。企业的采购部门，要特别注意供应商的合同规范性、质量标准型、价格合理性以及库存数量稳定性等合作规范，否则只会加大双方合作的风险。

EXAMPLE举个例子

一家家具定制企业，其采购部门与其五金加工供应商签订合同时，没有注意在合同上对其加工的产品规格做必要详细的说明，最终导致该五金加工供应商做出的半成品不符合家具企业的定制要求，但因企业未能找到实际签订的合同细则，无法判定对方合同上的违约，只能无奈接收这批不达标的材料，企业自行再加工使用，造成企业采购人工成本的浪费。

因此，企业在把控与供应商合作关系时，一定要结合企业自身规范，形成有序的战略伙伴关系，而不是通过耍文字游戏恶意哄抬价格、制造劣质材料交货、无法按时交货等合作风险出现。  

不管怎样，企业应该由内到外，提前做好防控，积极分析市场信息，打造优质廉洁的采购团队，制定合理准确的采购计划，把握供应商的战略合作关系，才能有效降低采购风险，提升企业总体利润。

采购活动是企业生产运作的起点，是企业降低成本、增加利润的重要环节。受到内外部环境不可控因素的影响，采购活动各个环节中都存在不同程度的风险。如果不对这些风险加以深入研究和控制，企业采购过程中就非常容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等腐败现象，同时也容易出现积压浪费，更有甚者还可能出现包括质量问题、交付不及时、增加成本、上当受骗等情况。因此采购风险防范是企业经营管理的重中之重。下面，我们一起探讨采购的风险和如何有效防范。

如何有效识别和防范公司的采购风险？

01采购风险有哪些？

采购风险主要有：增加支出风险、延迟交货风险、质量风险、合同风险、付款风险、存货风险、道德风险。

（1）增加支出风险

由于在采购过程中存在各种导致或可能导致支出增加的因素，以致完成一项采购活动所需的最终采购支出比预期的采购支出有所增加，所以采购面临增加支出的风险。

主要原因有：采购计划不合理、预算编制不合理、预算执行不利、采购价格上涨、物资管理不当等。

（2）延迟交货风险

供应商没有严格按照合同约定的时间完成交货任务，以致货物交货时间出现延迟。

主要原因有：供应商的技术水平；原材料控制不当（没有预估或预估有误）；物资运输问题（时间估算错误或在运输过程中出现突发事件）；不可抗力等。

（3）质量不符风险

供应商提供的物品质量不符合采购企业要求的质量标准或采购合同的要求，此风险既取决于供应商，同时也取决于采购企业的内部管理水平。

主要原因有：供应商的原材料存在问题，导致加工产品未达到质量标准；货物验收人员对质量验收工作不重视，或验收设备、验收流程或验收方法有误；对不合格的物质未进行标识，导致不合格产品混入仓库。以上问题都可能导致产品质量不符合标准。

（4）合同风险

因供应商或采购商的各种原因，导致采购合同无法正常履行，给企业造成损失。

主要原因有：口头协议、君子协定屡见不鲜；合同及法律知识缺乏，无法识别采购合同中存在的风险，无法有效利用合同条款进行规避；合同约定不明确，不规范，影响合同履行，以致合同产生法律纠纷的风险；合同主体不适格，以致合同无效的风险；合同内容没有确认即签署，违约责任不明确、无法履行等。

（5）付款风险

采购方提前付款的情况下，在合同履行过程中出现合同终止，但采购款难以退还，采购质量难保证，采购变更难履约，携款逃逸难追款等。

主要原因有：权利义务约定不明确；供应商履约能力出现问题，擅自变更交货期，不履行或不完全履行合同约定；突发事件；付款进度控制不当，造成资金无法周转；付款审核不严，制度不完善，付款出错或出现纠纷。

（6）存货风险

存货是企业开始生产经营活动的物质基础，但企业在进行存货管理的过程中存在许多风险。

主要原因有：企业库存过高的风险，占用大量的资金，仓库积压，增加库存成本；保养和维护风险，如管理不善易变成大量的呆滞物资，或物品发生毁损；库存过低的风险，不能满足采购企业的生产需求，导致停工待料和延迟交货，承担违约责任；库存信息不通畅，不对称，影响企业管理决策的风险。

（7）道德风险

职业道德和操守风险是企业目前面临的重大风险。

主要原因有：供应商的道德风险（不具备生产或服务能力，或以次充好）；采购人员的道德风险（采购人员不积极收集采购信息，不了解市场行情，导致采购价格高于市场价格；采购人员与供应商合谋，利用职权，为自己谋利，收受回扣，损害企业利益等）。

02如何有效控制采购风险？

主要有三个方面：完善采购管理体系、实施采购过程控制、加强采购人员管理

（1）完善采购管理体系

①构建合理的采购架构，在机构设置、权责分配、业务流程等方面做到相互制约、互相监督，防范职能特权风险。

②制定采购管理制度，规范采购实施流程中的各个环节，确保采购行为在采购架构下有序进行。

③慎重选择供应商，核定供应商名单，重视供应商供货、售后能力和商业信誉的评估和筛选，并减少对个别大户供应商的过分依赖。可采用备选供应商，以分散采购风险；提高供应商违约成本。

④重视国际经济政策，市场趋势，市场信息调研和行情分析，了解市场供应的需求状况，分析供货商的交货能力与周期，降低交货期的风险。

（2）实施采购过程控制

①采购计划、预算的审核，做好年度采购预算及规划，设定物品需求编制依据，确保预算评估的准确性等；注意关键器件的发货周期，以免影响生产运营；立项—审批—设计—采购—安装，预留时间很重要，否则不但会增加采购风险，且会导致买方没有谈判余地。

②合同签订的审核，主体资格（资信调查），主要条款，合同效力等。

③物资验收的审核，验收时间，验收标准，提出异议的条件等。

④结账付款的审核，付款节点，付款凭证等。

⑤加强过程跟踪和控制，发现问题时应及时采取处理措施。

（3）加强采购人员管理

①制定采购业务行为准则，行为规范等行为纲领性文件。

②签订廉洁自律协议，接受全体员工的监督。

③关键岗位的采购人员可考虑不定期岗位轮换，防范潜规则滋生。

④加强人员的培训，提升人员的法律意识。

作者：周方毅 

文章来源：CPSM博润顾问、知乎